1. Det ska vara attraktivt att gå till jobbet
Många har längtat tillbaka till kontoret efter pandemin, medan andra vant sig med att jobba hemifrån och njutit av att slippa till exempel arbetspendla. Är du oroad för hur du ska lyckas locka tillbaka medarbetarna? Fundera i sådana fall över hur attraktiv er arbetsplats är. Gör en medarbetarundersökning och ta reda på vad era medarbetare önskar av arbetsplatsen. Finns det kollegor på plats kommer fler att vilja vara där, men det gäller att se till att kontoret är så trivsamt att de faktiskt vill komma dit.
2. Bygg inte hybridkontor för att minska kontorsytan
Det kostar att ha en fastighet eller hyra en lokal. När många jobbar hemifrån kan det verka frestande att minska kontorsytan för att spara in några kronor. Men använd inte en ombyggnad till ett hybridkontor som en ursäkt för att minska kontorsytan. Dina medarbetare kommer genomskåda det och inte uppskatta förändringarna. (Med det sagt, är det inte fel att anpassa kvadratmeter efter kostymen. Men krymp inte kontoret för mycket om planen är att expandera.)
3. Var rättvis
När du har medarbetare både på plats och på distans gäller det att behandla alla likvärdigt. Enligt Antoni Lacinai som är expert på kommunikation på arbetsplatsen är det mest rättvist att arbeta enligt modellen digitalt först. Undvik att ha bjudfika när du har mötesdeltagare som är med via länk. Och lägg inte för mycket arbete på de som jobbar på kontoret, bara för att de är fysiskt nära. Vid hybridmöten är det lämpligt att även de som är med på mötet från kontoret sitter vid en egen skärm och kamera så att alla ser varandra som en egen ruta i mötesverktyget.
4. Glöm inte bort telefonen
Under pandemin har vi lärt oss flera digitala verktyg för att kommunicera. Men i vissa lägen är de gamla sätten överlägsna. Många frilansare vittnar till exempel om att det är betydligt lättare att göra en intervju på telefon än via Teams eller Zoom. Samtalet tenderar att bli mer fokuserat över telefonen. Det kan också gälla om du som chef vill snacka med en medarbetare.
5. Nya mötesformen: Walk-and-talk
Walk-and-talk är ett ord för att just promenera och prata. Det går att göra fysiskt på plats, men också på distans. Varför inte boka en walk-and-talk över telefon så kan du och din medarbetare ta en hälsofrämjande promenad samtidigt som ni snackar.
6. Ha en öppen digital kanal för medarbetare
Medarbetare på distans kan sakna de spontana mötena som uppstår på arbetsplatsen. Ha en öppen chattkanal där medarbetarna kan (eller uppmanas) att koppla upp sig. Kanalen ligger uppe hela dagen och medarbetarna kan säga till om de behöver diskutera en fråga eller problem eller bara vill ta en kaffe ihop. Medarbetarna kan snacka direkt i kanalen eller hoppa över på en annan chatt- eller videokanal för att prata mer ostört med några kring en fråga.
7. Konkurrensen om arbetskraften växer – på gott och ont
Hybridkontoret har möjliggjort arbetsmodeller där medarbetare finns på andra sidan jorden. Till exempel har SVT:s Morgonstudion följt TT:s exempel och anställt en reporter i Australien, som tack vare tidsskillnaden inte behöver gå upp före klockan tre på morgonen för att planera dagens sändning. Nyhetstjänsten Omni berättade nyligen för Dagens Media att deras medarbetare kan jobba varifrån de vill, det vill säga från hela jordklotet. På så vis öppnas en större arbetsmarknad upp, samtidigt som svenska medier konkurrerar med stora globala jättar om arbetskraft och frilansare.
8. Var noga med datasäkerheten
Många mediehus har under pandemin tvingats att bli mycket bättre på datorsäkerhet. Det gäller också på kontoret, men kanske framför allt för medarbetarna som jobbar hemifrån – även där måste redaktionerna säkerställa att källor skyddas. Läs vår superviktiga guide för publicister: Så skyddar du källorna digitalt
9. Var tydlig
När arbetsplatsens geografiska läge blir mer flytande är det viktigt att chefer och ledare tydligt berättar vad som förväntas av medarbetarna. Är det som hos nyhetstjänsten Omni helt upp till medarbetarna att fritt planera var arbetet ska utföras, eller passar det din verksamhet bättre att skapa stabilitet och trygghet till exempel med återkommande obligatoriska möten? Kommunicera tydligt vad som gäller och förväntas.
10. Ta eget ansvar
Även medarbetarna har ett större ansvar på hybridkontoret. Det kan handla om att ansvara för sina arbetsuppgifter och för att informera sin arbetsgrupp om vad man gör och var man befinner sig. Det är också viktigt att passa tider och läsa underlag inför digitala möten, då kan själva mötet bli mer effektivt och gruppen kan snabbare komma till beslut. På så sätt slipper du kanske Zoomtröttheten – och kan ha mer tid till lite socialt snack.
Text: Matilda Nilsson
Foto: Getty Images
Läs mer: