Tidningen Chefs bästa tips för att lyckas med hybridevent
Chef rodde i höstas iland sitt första hybridevent i form av Chefdagen med cirka 430 deltagare. – Hybridevent kräver mer resurser men känns också mer modernt, säger Amanda Hallin.

Text: Stefan Karlsson, Edition’22
Foto: Karina Ljungdahl

Chefdagen 2021, Chefs första hybridevent, fick positiva reaktioner från både den digitala och fysiska publiken.

– Det blev verkligen en succé, säger Amanda Hallin, evenemangschef.

Eventet kunde ha blivit helt fysiskt. Två veckor innan, den 29 september, slopade Folkhälsomyndigheten deltagartaket för allmänna sammankomster. Då fick Chef chansen att släppa fler fysiska biljetter. Men att bara gå tillbaka till det gamla formatet igen var för enkelt, tyckte Amanda Hallin. Hon ville testa något nytt.

Så blev det. Torsdagen den 14 oktober var 230 gäster på plats i Vasateatern i Stockholm och nästan lika många, 200 gäster loggade in för att följa Chefdagen på distans via videoplattformen Vimeo och webbverktyget Menti. En online-biljett kostade 5 000 kronor och en biljett till Vasateatern med mat och fika inkluderat kostade 6 000 kronor.

– Jag tror att vi hade kunnat ta lika mycket betalt för båda. Du betalar ju för innehållet och de som deltar digitalt tjänar på att slippa resa, säger Amanda Hallin.

Tack vare hybridformatet kunde Chef också erbjuda deltagare som blivit sjuka eller fått förhinder möjlighet att delta digitalt.

– Vi hade skickat ut information inför eventet om att; känner du dig sjuk, stanna hemma, så skickar vi en länk, säger Amanda Hallin.

Temat för årets Chefdag var ”Att leda i ständig förändring”. På programmet stod föreläsningar, intervjuer och case-presentationer med olika toppchefer, bland andra före detta Sas-chefen Jan Carlzon och den norske hotellmagnaten Petter Stordalen.

Vasateaterns teknikarrangör filmade eventet ur olika kameravinklar. En inhyrd körproducent såg till att det som hände på scen och publikens reaktioner visades vid rätt tidpunkt.

– Det blev lite mer som en tv-produktion än vad vi gjort tidigare, säger Amanda Hallin.

Hon inledde dagen med att dra praktisk information om mat och kaffe för gästerna i Vasateatern. Samtidigt visades en förinspelad film för den digitala publiken, där hon drog praktisk info om till exempel vilken kod de skulle använda för att ställa frågor i Menti.

– De fick olika information. De som var på plats behövde inte veta hur man gör om det skulle bli dålig uppkoppling till exempel, förklarar Amanda Hallin.

Sedan tog Chefdagens programledare över och intervjuade gästerna.

Efter varje föreläsning fick publiken möjlighet att ställa frågor till gästerna. En publikansvarig höll koll på chatten, så att även de som inte var på plats kunde få sina frågor ställda.

Programmet hade ett rappt tempo, med kortare inslag än normalt och många pauser.

Amanda Hallin, evenemangschef

– Du måste ha fler pauser digitalt. De som var på plats hann knappt sätta sig ned innan det var dags för mat igen, säger Amanda Hallin.

Det märktes att många i publiken på Vasateatern hade ett uppdämt behov av att ses.

– Det var väldigt svårt att få tyst på publiken. De ville bara mingla och prata, säger Amanda Hallin.

Dagen avslutades också med en outro-film för den digitala publiken.

– Vi tackade dem för att de varit med och varit aktiva i chatten. Samtidigt som vi drog annan information för dem som var på plats. De som var online behövde ju inte höra att; nu ska vi gå och dricka bubbel i baren, säger Amanda Hallin.

Trots att årets Chefdag var en utmaning så tror Amanda Hallin att Chef kommer att fortsätta arrangera hybridevent.

En stor fördel är att både digitala event och hybridevent når en större målgrupp än ett fysiskt event.

– Tidigare när vi hade fysiska event så kom det publik framför allt från Stockholm. Nu har vi deltagare från Malmö till Kiruna. Det är kul, säger Amanda Hallin.

Hon ser framför sig att Chefs nästa stora event, Årets chef i mars, också kommer att bli ett hybridevent.

– Som det ser ut nu så kommer det att bli det, säger Amanda Hallin.

Amandas 3 bästa tips för ett bra hybridmöte

1.     Satsa på tekniken. Lägg mest kraft på att leverera hög kvalitet på sändningen för såväl digitala som fysiska deltagare. Ljud, ljus, bild är A och O. Ha en kamera som kan filma publikens reaktioner, skratt och applåder, så att den digitala publiken känner det som att de är på plats.

2.     Interaktion. Ge alla deltagare samma förutsättningar för att interagera och ställa frågor till scengästerna.

3.     Hybridmoderator. Ha en moderator som fokuserar på och kan vara den förlängda armen för den digitala publiken, svarar på frågor i chatten och informerar om praktiska saker som gäller dem.

Läs mer:

Stor guide: Så lyckas du med AI-bilder
Skapandet, användningen, juridiken. Här får du en komplett guide till att lyckas med dina AI-bilder. Vi tipsar om vilka verktyg som är att föredra för publicister – och vilka du bör undvika.
Läs hela guiden.

Prenumerera på Sveriges Tidskrifters nyhetsbrev

Sveriges Tidskrifters nyhetsbrev ger aktuella, inspirerande och nyttiga inblickar i tidskriftsvärlden.


Lyssna på Publicistpodden

Lyssna här