Ett tidskriftsarkiv kan se ut på många olika sätt. Det kan vara papperslägg på redaktionen eller digitalt arkiv i redaktionella system. Många tidskrifter har någon form av digitalt e-tidningsarkiv för sina prenumeranter, där man kan söka och filtrera på sökord, årtal och så vidare. En stor aktör på denna marknad är Textalks plattform Prenly, där flera 100 tidskrifter valt att placera sina e-tidningar.

– Vi tror att tidningarnas arkiv står inför ett stort skifte, säger Jens Halvarsson, vd för Textalk. Jag tror att vi kommer att se en framtid där arkivet inte längre är slutstationen för publicerad journalistik, utan en startpunkt för nya journalistiska tjänster.

Stora mediehus som Story House Egmont, Aller Media och Bonnier News har egna e-tidningsplattformar för sina titlar: Flipp, Pling och Arcy. Därtill finns flera 100 svenska tidskrifter i prenumerationstjänsten Readly, där Bonnier News (via dotterbolaget Tidnings AB Marieberg) är majoritetsägare. I de olika prenumerationstjänsterna med e-tidningar blir arkivet på så sätt ett erbjudande i sig.

Jens Halvarsson förutspår att AI-agenter kommer bli en viktig resurs för att kunna utveckla tidskriftsarkiven framåt. En AI-agent agerar och kan utföra uppgifter på egen hand.

– Vi ser stor potential i att använda AI-agenter för att göra tidningsarkiv mer tillgängliga och användbara, och räknar med att kunna lansera de första lösningarna under nästa år, säger Jens Halvarsson.

Chef GPT fick Tidskriftspriset

Tidningen Chef var tidig med den AI-baserade arkivtjänsten Chef GPT, som vann Tidskriftspriset Årets Grepp förra året. AI-tjänsten Chef GPT bygger helt och hållet på tidningens arkiv och prenumeranter som ställer frågor till arkivet kan få svar i form av nya artiklar, med fakta och citat hämtade från på den samlade datan i arkivet.

Calle Fleur, chefredaktör för Chef och vd för tidningens moderbolag Chefakademin tycker att Chef GPT var en viktig satsning för att utforska nya arbetssätt kopplade till AI. Arkivet finns tillgängligt för prenumeranter som har abonnemanget Chefakademin +, men utvecklingsarbetet för tjänsten ligger på is.

– Utvecklingen går så otroligt snabbt, och vi hade därför garanterat inte gjort en liknande satsning i dag, säger Calle Fleur.

Chef GPT är ändå en intressant satsning för att visa vad man kan göra med ett arkiv.

När Tidskriftspriset delades ut förra året konkurrerade Chef GPT med en annan tidskrifts arkivsatsning. Tidskriften Arkitektur håller på att digitalisera hela sin 125-åriga historia och i samband med det har tidskriften introducerat ett nytt arkiv-format: Ur arkivet. Under vinjetten återpubliceras tidigare reportage, men med nya marginalanteckningar från till exempel en journalist eller en arkitekt som gjort en omläsning av materialet.

Men vad är egentligen ett arkiv? På ett sätt är ju hela internet ett arkiv, har du en gång publicerat något digitalt så är det i de allra flesta fall kvar på nätet. Även om till exempel en artikel avpublicerats så kan den också gå att hitta på andra sätt. För faktagranskare har därför det digitala arkivet Internet Archive blivit en viktig resurs. Här kan journalister och forskare spara blogginlägg och andra texter, så att materialet finns kvar som ”bevis”, även om den som publicerat texten tar bort den. Internet Achive är på så sätt en sorts faktabank för grävjournalister och fact-checkers.

På många tidningar finns inofficiella arkiv, medarbetare som jobbat länge på tidningen och som har koll på vilka intervjuer som gjordes när. Superbra när du till exempel vill länka en ny artikel till en gammal, eller göra snabb research på en person inför intervjutillfället. Men riskfyllt när personen slutar – och kunskapen riskerar att gå förlorad. För Tidningen Vi strukturerade en medarbetare som jobbat på tidningen i 35 år upp arkivet i ett Word-dokument innan han slutade. Ett värdefullt initiativ för redaktionen.

Hur länge lever en artikel?
Även om ett fullödigt arkiv inte är del av din tidningsaffärsidé så kan din tidskrift eller ditt mediehus ha nytta av gammalt material på andra sätt. Många tidskrifter jobbar med evergreens, tidlöst innehåll. Det kan handla om att lyfta citat ur en gammal artikel och återberätta dem med hänvisning till den äldre texten, att återpublicera en text med en ny ingress eller omarbeta en artikel.

Hur länge en artikel lever beror dels på själva innehållet, men också på intervjupersonerna och den som skrivit texterna eller fotat bilderna. När det gäller upphovsrätten är det oftare enklare att direkt återpublicera ett reportage gjort av en medarbetare, medan du kan behöva ta kontakt med frilansskribenter och frilansfotografer och eventuellt göra en ny förhandling om du vill göra något nytt med material. Detta beror på vilket avtal ni har kring jobbet från början.

En intervjuperson som din tidning hade kontakt med för länge sedan ska också hanteras med respekt. Är texten väldigt gammal kan det vara bra att ta kontakt innan den lyfts på nytt.

Om detta säger Åsa Liliegren, chefredaktör på Aller Media-sajten Allas.se:
– Alla vi intervjuar vet att allt vi publicerar hamnar i print och online – och på nätet så är det ju kvar där. Men det händer att vi avpublicerar jobb för att det känns bättre i magen. Vi hanterar vanliga människors liv så vi måste ha respekt för att deras liv kan förändras.

Text: Matilda Nilsson
Foto: Oskar Omne

Guide: Kom i gång med arkivet
– Fem frågor att ställa innan ni sätter i gång

1. Börja med målgruppen. Vad har de för förväntningar på din tidning? Vill de lätt komma åt tidigare utgåvor? Är de intresserade av kopplingar till historiska skeenden i er aktuella journalistik? Vilken funktionalitet skulle de uppskatta i ert arkiv? Hur intresserade är de av tidlösa berättelser?

2. Vilka behov har ni internt? Oavsett om din målgrupp är intresserad av arkivmaterial eller inte så kan du behöva strukturera upp redaktionens interna arkiv – för att underlätta för dina medarbetare. Är det lätt för grävreportrar att söka i arkivet? Kan ni utveckla arkivet för att underlätta deras arbete?

3. Inventera era tidningar. Om din tidning bara finns i pappersform behöver du få översikt över materialet innan det digitaliseras. Det här är ett arbete som troligen behöver göras på redaktionen och är svårt att outsourca.

4. Är materialet upphovsrättsskyddat? Det gäller att ha koll på upphovsrätten. Har din tidning rättigheterna till materialet? Behöver ni kontakta frilansare inför publiceringen? Här handlar det om vilka avtal din tidning har med medarbetare och frilansande reportrar. Oftast är det mer okomplicerat att återpublicera text och foton som tidigare eller nuvarande medarbetare gjort.

5. Räkna på kostnaden. Vilken investering är relevant för din tidning att göra? Vilken satsning är rätt för er målgrupp? Det kostar att till exempel scanna gamla tidningar och till det tillkommer ofta till exempel en årlig kostnad för den plattform där arkivet placeras. Hur stora möjligheter har din tidskrift att investera i arkivet?