Be alla som sitter i pyjamas att sätta på kameran. Det är ett av mötesproffset Frida Gatus tips för att skapa bättre digitala möten.

Text: Anna Falk / Allt om Tidskrifter

En oväntad incheckning är ett snabbt sätt att skapa goda förutsättningar för ett lyckat möte. Som att uppmana exempelvis de som fortfarande har pyjamas på sig, de som har varit ute på en tidig promenad och de som inte har druckit morgonkaffe att sätta igång datorns kamera.

– Det ger skratt, lust och kreativitet.

Ett digitalt möte kräver mer av mötesledaren än ett fysiskt, påpekar Frida Gatu som är senior konsult på Resultatbolaget, som jobbar med organisationsutveckling. Mötet måste förberedas noggrannare, och det är extra viktigt att fundera över vilken känsla man vill uppnå och vad som är mötets syfte.
Ska mötet dessutom bli kreativt måste alla känna sig trygga och delaktiga så snabbt som möjligt. ”Laget runt” är bra ledord – den som har varit tvungen att säga något redan i början av mötet vågar prata mer längre fram. Annars är det lätt att gömma sig i ett digitalt möte. Frida Gatu tipsar också om att dela upp deltagarna i mindre diskussionsgrupper för att ge kreativiteten en skjuts – många chattverktyg har stöd för
möten i mötet.
Under digitala möten är det dessutom extra viktigt med många avbrott. Tankarna tenderar att vandra iväg (ännu) snabbare framför en skärm än på ett fysiskt möte.

– Sitter du mer än tio minuter börjar du zooma ut. Och det syns ju på deltagarna i ett fysiskt möte när de tappar fokus, men det är svårt att se digitalt, säger Frida Gatu.

En bra tumregel är därför att maxtiden för information är tio minuter. Behövs det mer tid än så ska materialet skickas ut i förväg i stället.

Sist men inte minst avslutningen, den är lika viktig som inledningen. Avsätt de sista tio minuterna till att knyta ihop säcken, föreslår Frida Gatu. Du kan till exempel låta alla berätta om tre insikter de har fått från mötet.

Frida Gatus 10-20-30 

• 10 minuter. Maxtiden för information. Behöver mötesdeltagarna mer information än så: skicka ut material i förväg.
• 20 minuter. Inom 20 minuter ska alla deltagare ha fått säga något.
• 30 minuter. Efter 30 minuter behövs en paus. Den kan vara 30 sekunder och handla om att ställa sig upp och gå ett varv runt stolen, men är jätteviktig.