fbpx

Nytt prenumerationssystem? Så undviker du systemkollaps!

Torsdag 29 augusti 2019
Ansvarig utgivare: Barbro Janson Lundkvist, Allt om tidskrifter

Prenumerationssystem illustration

Kraven på prenumerationssystemet har höjts. Rejält. Förr räckte det med adresser på klisterlappar. Nu ska det vara navet i relationen till läsarna.

Text: Annika Larsson Sjöberg
Illustration: Getty

Läs också: Tre tidskrifter och en dagstidning berättar om sina prenumerationssystem.

Det här med prenumerationssystem låter kanske inte så komplicerat. Men det är det. Det visar inte minst de enorma problem de stora tidningshusen, Aller media, Egmont Publishing och senast Bonnier Magazines & Brands (numera en del av Bonnier News Lifestyle) haft när de bytt system.

Bonnier Magazines & Brands tappade bort ungefär 80 000 adresser i samband med flytten till Advantage, vilket i runda slängar kostade dem 70 miljoner kronor.

Och Aller media, som var först med att byta till samma system, fick under en period utöka kundtjänsten från 20 till 100 medarbetare för att kunna hantera alla klagomål.

Egmonts konvertering till Advantage gick bättre, den utfördes inom uppsatt tidsram och budget. Hur som helst är det en väldigt stor sak att byta prenumerationssystem. Det konstaterar Jenny Olsson, kommersiell chef för business to consumer (B2C) på Aller media.

Vad är det då som är så svårt? En del av förklaringen ligger i komplexiteten i tidskrifts-affären och kraven på flexibilitet. Ett prenumerationssystem ska inte längre bara se till att tidningarna hamnar på rätt adresser. I takt med att tidskrifterna blir allt mer digitala behöver det också kunna hantera olika sorters digitala prenumerationer, premieutskick, förnyelse-erbjudanden och digitala betalningslösningar.

Systemet behöver kunna hantera vanliga adressfiler, digitala prenumerationer av varierande längd, förskottsbetalningar och olika betalningsalternativ. Numera sysslar tidskrifter dessutom med mycket annat, som events, webbshop, kurser och resor, vilket innebär att prenumerationssystemet behöver kunna kommunicera med de system som används för detta.

För att kunna jobba strategiskt behövs också en CRM-funktionalitet, (customer relationship management) som gör att du kan samla all information om en kund på samma ställe och anpassa innehållet, till exempel genom att programmera in olika automatiska händelser anpassade efter varje läsares intresse. Den som läser en artikel om stress kanske är intresserad av tidskriftens event om samma ämne och bör få se en egenannons om detta eller få ett erbjudande via mejl, men bor läsaren i Norrland kanske det är bättre med en webbkurs.

Hittills har det dock varit ont om leverantörer på den svenska marknaden som levt upp till tidskrifternas nya behov. Advantage är ett system som främst större tidningshus valt och de två dominerande aktörerna på den svenska marknaden, Titeldata och Pressdata, har suttit fast i föråldrade system. Det har fått en del tidskrifter att söka andra vägar. Tidningen Chef valde att bygga nytt från grunden och Dagens Samhälle lämnade Titeldata för norska Mediaconnect.

Annika Almgren, PR-ansvarig Dagens Samhälle
Annika Almgren, PR-ansvarig Dagens Samhälle

– Vi saknade framför allt enkel CRM-funktionalitet, som automatiserade händelser, och såg att Titeldatas utvecklingstid var för lång, säger Annika Almgren, ansvarig för PR och kundrelationer på Dagens Samhälle.

På Titeldata och Pressdata var man väl medveten om problemen men att anpassa systemen skulle ta flera år, och bli väldigt dyrt. Lösningen blev att gå ihop. För ungefär ett år sedan bildades Flowy och i stället för att utveckla befintliga system inleddes ett samarbete med Mediaconnect.

– Det är dyrt med utveckling och det finns en fördel att dela kostnaden med andra. Dessutom är det en kunskap som tar lång tid att bygga upp och det är inte helt lätt att hitta personal som kan detta på sina fem fingrar, säger Lotta Malmberg, vice vd på Flowy.

Samarbetet med Mediaconnect innebär att alla Flowys kunder kommer att flyttas över till Mediaconnect. De som i dag ligger hos Titeldata flyttar under våren och till hösten är det dags för dem som har Pressdata.

Totalt handlar det om ungefär trehundra titlar som ska migreras. Väl inne i Mediaconnects system kommer kunderna att få tillgång till mycket av det som exempelvis Chef och Dagens Samhälle efterfrågat. De kommer till exempel att kunna sälja prenumerationer på ett visst tidsspann istället för utgåva, få tillgång till digitala betalningslösningar, kunna lägga över sin webbshop och hantera evenemang. Eftersom det finns en inbyggd CRM-funktionalitet så kan all information om kunden samlas på ett ställe och det går att sätta upp automatiska händelser och för en extra slant får kunderna även tillgång till en betalvägg.

– Allt du som förlag kan tänkas vilja göra kan du lägga in. Men du ska inte vara inbyggd i vårt system utan har du något som funkar ska du kunna fortsätta med det. Vårt system ska inte utgöra något hinder för våra kunder, säger Lotta Malmberg.
Men vad ska tidskrifterna göra med alla nya möjligheter? Joel Bergqvist är vd på konsultfirman Äventyret som bland annat hjälpt tidningen Chef med deras system. Han menar att i stressen att ställa om affären har tidskriftsbranschen fortsatt att jobba ungefär som man gjort tidigare.

– Branschens silver bullet är personifierade tidskriftsupplevelser som ska flyttas från papper in i en multikanalvärld. För att lyckas med det måste kundrelationen vara i centrum. Då är det egentligen ett affärssystem med centralt CRM-system och automatisering av transaktioner som du behöver, inte ett prenumerationssystem, säger han.

För att illustrera jämför Joel Bergqvist med Netflix som har full koll på all data om hur du beter dig på tjänsten och anpassar innehållet med automatik. När de skulle välja system åt tidningen Chef föll valet på Microsoft dynamics som den centrala delen, där de sedan byggde på det som är specifikt för tidskrifter ovanpå olika standardlösningar.

– Tidskrifternas behov är inte så specifika att de behöver egna system. Tittar man framåt så krävs det stora investeringar för att de nischade systemen ska bli moderna och tidskriftsbranschen är för liten för att ha råd att hålla jämn takt med Microsoft och Google, säger han.

Men hur det blir för de tidskrifter som nu står inför ett byte till Mediaconnect återstår att se. Än så länge har bara ett mindre antal titlar flyttats över, men för Dagens Samhälle blev det ett lyft. Annika Almgren igen:
– På det stora hela har det fungerat väldigt bra, även om man alltid kan ha synpunkter på detaljer. Det är en otroligt komplicerad marknad och dyrt med utveckling så det är bra om vi blir fler som lägger våra pengar i samma bolag.

3 system som används av svenska tidningsförlag

Flowy
Flowy bildades 2018 då Titeldata och Pressdata gick samman. De inledde även ett samarbete med Mediaconnect och under 2019 flyttas all prenumerationshantering över till Mediaconnects system.

Mediaconnect
Norskt prenumerationssystem som lanserades 2008. Systemet är modulbaserat och kunderna kan själva välja vilka delar de vill använda.

Advantage
Ett amerikanskt system för att hantera prenumerationer och medlemsregister. Används av bland annat Aller media, Egmont Publishing och Bonniers.

Läs också: Tre tidskrifter och en dagstidning berättar om sina prenumerationssystem.

TIDSKRIFTSLEVERANTÖRER

  • Annons
    Punamusta

    Letar ni efter ett pålitligt och stabilt tryckeri? Då har ni hittat rätt! Punamusta trycker allt ifrån visitkort till kataloger och tidningar, med små upplagor upptill miljon upplagor.

  • Annons
    Flowy

    En prenumerationspartner i ständig utveckling sedan 1982. Sveriges ledande förlagskonsult inom upplagestrategi, prenumerationshantering och upplageförsäljning.

  • Annons
    Sörmlands Printing Solutions

    Som tidskriftstryckeri har Sörmlands Printing Solutions varit ledande i många år och det är en tradition vi är stolta över.  Att med modern utrustning och engagerad personal kunna möta dagens utmaningar ger oss motivationen att ständigt utvecklas och bli bäst på det vi gör.