Så jobbar publicisterna i höst: Hybridkontoret är här

Det nya redaktionsgolvet kallas hybridkontoret – och ska vara det bästa av två världar. Med en hybrid arbetsmodell kan medarbetarna i högre grad själva välja var de vill jobba: på kontoret eller på distans.

Bland mediehusen tycks hybridkontoret vara på stark frammarsch. Mediehus som Schibsted och Bonnier har redan hakat på trenden. Till hösten flyttar Aller medias medieverksamhet i Stockholm ihop med contentbyråerna Make Your Mark och OTW i ett hybridkontor på Humlegårdsgatan och under årets sista kvartal intar Story House Egmont tillsammans med e-handelsföretaget Royal Design och Meta-/Facebook-specialisten Ingager sitt nya hybridkontor på Östermalm. LRF Media har också under sommaren möblerat om arbetsplatsen till ett hybridkontor.

Aller media, Story House Egmont och LRF Media har alla valt att dela upp arbetsplatsen så att till exempel medieverksamheten sitter i en del av lokalen och övriga verksamheter i en annan. Bakom besluten finns önskemål från medarbetarna om att sitta med sin redaktion.

Det redaktionella hybridkontoret präglas av flexibilitet i inredningen med lättflyttade avskiljare och möblemang. Till exempel Story House Egmonts nya Stockholmskontor kommer att ha små mötesrum som lätt kan möbleras om till poddstudior. Hybridkontoret är agilt, men ställer chefer och medarbetare inför nya utmaningar.

Innan pandemin planerade många mediehus att gå över till ett mer aktivitetsbaserat arbetssätt. Medarbetarna skulle välja sin plats utifrån dagens arbetsuppgifter. Tysta sektionen för koncentrationsarbete, konferenslokaler för möten och så vidare. Det aktivitetsbaserade arbetssättet har provats av flera myndigheter, men har också kritiserats. Att bygga kontor utan personliga rum har visat sig vara ett effektivt sätt att minska kontorsytan, men kan bidra till stress.

Ett hybridkontor har likheter med ett aktivitetsbaserat kontor, här finns ytor för olika aktiviteter. Men i stället för att vara uppbyggt efter olika arbetsuppgifter är hybridkontoret mer relationsbaserat.

Kontoret ska inbjuda till kreativitet, socialt nätverkande och fysiska möten – det som saknats under pandemin. I hybridkontoret finns till exempel lounger, mötesrum och lunchrum för att locka till ökad samverkan och ljudisolerade platser för djuparbete.

– För att skapa nya tankar behövs intryck. Att producera hemifrån går bra, men däremot har innovationsförmågan blivit lidande under pandemin, säger föreläsaren och författaren Antoni Lacinai.

Han har i många år utbildat chefer inom ledarskap och är bland annat återkommande krönikör för magasinen HRnytt och Vd-tidningen. Själv jobbar han från sitt hem i Blekinge.

– Ett kontor med ett torg i mitten, med en glasvägg mot torget. Det hade varit den bästa miljön att jobba i, säger han.

I framtidsvyn i arkitektbyrån Atrium & Ljungbergs rapport Hybriduniversum (2021) är jobbet inte bara på kontoret och hemma – utan det finns ännu fler arbetsplatser. I framtiden är kontoret en arbetsplats i centrum, mitt i smeten, men det kanske också finns mindre satellitkontor (eller hubbar) närmare ditt hem. Satelliterna låter ungefär som de frilanskontor som redan i dag finns i många större städer, där journalister från olika tidningar arbetar under samma tak.

Tanken med hybridkontoret är att medarbetarna ska ha möjlighet att göra koncentrationskrävande arbete hemifrån och att skapa dynamiska fysiska möten på kontoret.

– Jag är en anhängare av att ses fysiskt. Digitala möten kan inte ge en lika rik kommunikation som det fysiska mötet, säger Antoni Lacinai som är mycket positiv till det nya hybridkontoret.

– Men det är svårare att leda en hybrid arbetsplats än en där alla arbetar på distans, säger Antoni Lacinai.

Under pandemin har många företag blivit rutinerade på att arbeta med digitala lösningar som Zoom, Teams och Slack. Vidare har fler chefer insett att medarbetare faktiskt jobbar när de inte är på kontoret. Tvärtom har många chefer i stället oroat sig för att medarbetarna kanske jobbar för mycket.

Men nu när alla inte längre jobbar på distans ställs högre krav på cheferna att agera rättvist. För Antoni Lacinai är rättvist lika med digitalt först. Den som inte är fysiskt på plats ska inte känna sig förfördelad. Läs: inget fika på konferensbordet (!) när delar av arbetslaget är med digitalt. Ett sätt att skapa ett jämlikt hybridmöte är att se till att var och en har en egen ruta på skärmen, oavsett om de råkar jobba från kontoret eller på distans just den dagen. Alla har då samma möjlighet att digitalt räcka upp handen.

Under pandemin gjorde Antoni Lacinai en global studie bland 600 chefer om vilka utmaningar de såg framåt. Frisvaren har han sammanställt i sex utmaningar. Resultaten visar att cheferna kände oro för hur de skulle få tillbaka medarbetarna till kontoret.

– En av frågorna från cheferna var ”Hur motiverar jag alla att komma tillbaka till kontoret?”. Om du är orolig för att folk inte vill tillbaka till kontoret ska du fråga dig: varför är det så? Har du en så tråkig arbetsplats?

Enligt Antoni Lacinai duger det inte längre att ha en arbetsplats med blinkande lysrör och beigea väggar. Medarbetarna ställer högre krav på sitt kontor – och när de kommer dit gör de det för att få kontakt med andra människor.

– Är det ändå inga människor på arbetsplatsen kommer dina medarbetare tycka att de lika gärna kan vara hemma, säger Antoni Lacinai.

Men att locka tillbaka medarbetarna till kontoret efter alla pandemirestriktioner är inte helt enkelt, något som bland annat det stora mediehuset Bonnier News fått erfara. Efter beslutet att alla skulle jobba tre dagar i veckan på kontoret protesterade bland annat tidskriftsmedarbetarna på Expressen Lifestyle, berättar Dagens Media.

Antoni Lacinai påminner om att flera studier visat att många medarbetare faktiskt längtat efter ökad kontakt efter de långa pandemiåren. Just den interna kommunikationen och lagkänslan på arbetsplatserna har blivit lidande. Även cheferna i hans studie tar upp brister i den interpersonella kommunikationen som en oroande utmaning.

– Kommunikationen har gått från stuprör till sugrör. Medarbetarna gör sin uppgift jättebra, men de missar helheten. Det behövs mer tvärfunktionella mötesytor, där man faktiskt ser människor som man inte annars hade stött på.

Ett sätt att skapa samhörighet och samverkan igen på arbetsplatsen är att bestämma vilka dagar medarbetarna ska vara på kontoret. Till exempel kan man ha gemensamma veckomöten när alla förväntas försöka komma till kontoret, eller gemensamt fika någon dag i veckan.

Men Antoni Lacinai poängterar vikten av att mediechefer också är lyhörda för medarbetarnas vilja. Det kan skilja stort mellan olika individer och arbetsplatser kring hur stort intresset är för att åter jobba på kontor.

Enligt Antoni Lacinai vill en tredjedel fortsätta jobba hemifrån, en tredjedel vill tillbaka till kontoret och en tredjedel vill både kunna jobba på kontoret och på distans. Hans studie visar på ytterligare orosmoment bland cheferna inför den hybrida arbetsmodellen. Cheferna kände oro för hur de skulle kunna bevara energi och engagemanget i teamet. De funderade också över hur de skulle organisera arbetet och arbetsplatsen och hur man kan stötta balansen mellan arbetsliv och privatliv. En mindre andel av cheferna såg avsaknaden av icke verbala kommunikationssätt i digitala verktyg som en utmaning.

Samtliga orosmoment kan ha sin lösning i hybridkontoret. När fler träffas kan engagemanget växa, när medarbetarna kan fortsätta jobba delvis hemifrån kan det bli lättare att klara livspusslet och när fler träffas fysiskt blir de digitala verktygens begränsningar mindre kännbara. Ett som är säkert är att arbetssättet kommer att testas på många redaktioner i höst.

Text: Matilda Nilsson

Läs mer: